Date: 3/6/2013

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2013/AVIS-2013-13.pdf
• Copie locale: avis-2013-13.pdf

      Commission d’accès aux et de
       réutilisation des documents
               administratifs

      Section publicité de l’administration




                       3 juin 2013




                  AVIS n° 2013-13

Sur le refus de donner accès à des documents relatifs à
                    une sélection


                     (CADA/2013/46)
                                                                             2

   1. Un récapitulatif

Par mail du 6 décembre 2012, Monsieur X demande à SELOR l'accès à
tous les documents ayant conduit à la décision de la commission de
sélection AFW12701 du 13 novembre 2012.

Lors d'un entretien avec SELOR le 14 décembre 2012, Monsieur X reçoit
un certain nombre de documents, à savoir: son cv standardisé, le
règlement de sélection, la fiche de screening de son cv standardisé, son
invitation aux tests informatisés, le rapport des tests informatisés,
l'invitation à l'épreuve orale avec la composition de la commission de
sélection, la fiche de motivation de l'épreuve orale, le rapport final de la
commission de sélection. Il ne reçoit aucun des autres documents
demandés, ni le code de déontologie ni les documents rédigés par le
secrétaire pendant l'examen.

Le 17 décembre 2012, Monsieur X reçoit par e-mail la décision de SELOR
concernant sa demande. Il reçoit en annexe le code de déontologie.
L'accès aux notes prises par le secrétaire est refusé sur la base de l'article
6, § 3, 1° de la loi du 11 avril 1994. De plus, SELOR invoque l'article 6, §
2, 3° de la loi du 11 avril 1994 parce que la publication de ces notes
porterait atteinte à la confidentialité des délibérations de la commission
de sélection de SELOR.

Par courrier du 20 mai 2013 envoyé par La Poste et par e-mail du 22 mai
2013, Monsieur X demande à SELOR de reconsidérer sa demande. Le
même jour, il demande à la Commission d'accès aux et de réutilisation
des documents administratifs, section publicité de l'administration, ci-
après dénommée la Commission, de formuler un avis.

   2. La recevabilité de la demande d'avis

La Commission estime que la demande d'avis est recevable. Le
demandeur a satisfait à la condition légale de simultanéité de la demande
de reconsidération adressée à SELOR et de la demande d'avis adressée à
la Commission. La demande d'avis porte uniquement sur les documents
demandés qui n'ont pas encore été reçus, à savoir:
    - les notes prises par le secrétaire en cours d’examen
    - tout document ayant prévalu au choix des membres (appel à
       candidature, désignation, contrats de service, etc…);
                                                                         3

   -   le règlement d’ordre Intérieur et son approbation par le
       gouvernement wallon;
   -   tous documents de référence pour l’examen comparatif des
       candidats : critères de mesure et définition des compétences,
       critère des décisions finales “candidat retenu ou non retenu”;
   -   tout document (rapport, courrier du secrétaire) relatif au dossier
       sous objet, rédigé entre la délibération du 24 octobre et la
       communication aux candidats le 13 novembre pour chaque
       candidat : CV standardisé, lettre de motivation, fiche de
       screening, rapport des tests informatisés, fiche de motivation de
       l’épreuve orale, documents rédigés pendant l’examen par le
       candidat ou le secrétaire de la commission, rapport final de la
       commission.

   3. Le bien-fondé de la demande d'avis

L'article 32 de la Constitution et la loi du 11 avril 1994 relative à la
publicité de l'administration adhèrent au principe de la publicité de tous
les documents administratifs. La publicité ne peut être refusée que sur la
base de l'absence d'un intérêt pour des documents à caractère personnel
ou sur la base de la possibilité d'invoquer un ou plusieurs motifs
d’exception cités à l'article 6 de la loi du 11 avril 1994. Des motifs
d'exception ne peuvent toutefois être invoqués que s'ils peuvent être
motivés de manière concrète et pertinente.

Les documents concernant d'autres candidats qui participent à une
épreuve de sélection ne sont pas automatiquement des documents à
caractère personnel. Il n’est question de document à caractère personnel
lorsqu'il s'agit d'un "document administratif comportant une appréciation
ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément
désignée ou aisément identifiable, ou la description d'un comportement
dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette
personne" (article 1er, alinéa 2, 3° de la loi du 11 avril 1994). Pour de
telles informations, le demandeur doit justifier d'un intérêt. La
Commission estime que dans la mesure où le demandeur demande l'accès
à des documents à caractère personnel concernant d'autres candidats, il a
l'intérêt requis. La Commission souhaite toutefois faire remarquer que le
fait d'avoir l'intérêt requis ne signifie pas que le demandeur a un droit
d’accès aux documents demandés.
                                                                            4

Les documents émanant de ou concernant d'autres candidats peuvent
contenir des informations dont la publication porte atteinte à la vie
privée. L'article 6, §2, 1° de la loi du 11 avril 1994 oblige dans ce cas
SELOR à ne pas publier ces informations, sauf motivation appropriée.

Les candidats peuvent en outre avoir fourni certains documents sur une
base volontaire. Dans ce cas, pour ces documents, on peut
éventuellement appliquer l’article 6, § 3, 2° de la loi du 11 avril 1994 dans
la mesure où il est satisfait aux conditions permettant d’invoquer cette
disposition. L’article 6, § 3, 2° de la loi du 11 avril 1994 ne peut en effet
être invoqué que s’il s’agit d’un avis ou d’une opinion communiqués
librement et à titre confidentiel à l’autorité. Des données de fait ne
tombent donc pas sous ce motif d’exception. Par ailleurs, le document ne
peut pas avoir été fourni parce qu’il doit être communiqué à l’autorité sur
la base d’un fondement juridique. Enfin, un avis ou une opinion ne peut
être soustrait à la publicité que dans la mesure où celui qui a
communiqué l’avis en a invoqué la confidentialité au moment de la
communication. Ces conditions sont cumulatives de sorte que le fait que
l’une de ces conditions n’est pas remplie, entraîne automatiquement
l’impossibilité d’invoquer le motif d’exception.

La Commission constate en outre que SELOR invoque l’article 6, § 3, 1°
et l’article 6, § 3, 3° de la loi du 11 avril 1994 pour refuser l’accès aux
notes du secrétaire de la commission de sélection. L’article 6, § 3, 1° de la
loi du 11 avril 1994 dispose qu’une autorité administrative fédérale peut
rejeter une demande de consultation, d'explication ou de communication
sous forme de copie d'un document administratif dans la mesure où la
demande concerne un document administratif dont la divulgation peut
être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet. La
Commission souhaite rappeler que l’article 6, § 3, 1° ne porte que sur des
documents inachevés. Il y a lieu de distinguer le procès-verbal du
secrétaire d’autres documents, à savoir la décision prise quant au candidat
retenu. Le procès-verbal du secrétaire doit par conséquent être considéré
comme un document achevé de sorte que les autres conditions
d’application pour invoquer l’article 6, § 3, 1° ne doivent pas être
vérifiées. Toutes les conditions pour invoquer l’article 6, § 3, 1° de la loi
ont en effet un caractère cumulatif. Par conséquent la Commission
estime que l’article 6, § 3, 1° de la loi du 11 avril 1994 ne peut pas être
invoqué pour refuser l’accès aux notes du secrétaire en tant qu’elles
constituent le procès-verbal des travaux de la commission de sélection.
                                                                                5



Il est toutefois possible que, sur la base de l’article 6, § 2, 3° de la loi du 11
avril 1994, certaines informations soient retirées de ces notes, à savoir
lorsque celles-ci concernent les différents points de vue adoptés par les
membres de la commission de sélection. L’article 6, § 2, 3° de la loi du 11
dispose en effet qu’une autorité administrative fédérale ou non fédérale
rejette la demande de consultation, d'explication ou de communication
sous forme de copie d'un document administratif qui lui est adressée en
application de la loi si la publication du document administratif porte
atteinte au secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des
autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles
une autorité fédérale est associée. Ce motif d’exception ne doit être
invoqué que si le secret des délibérations pourrait être compromis. Sur la
base de ce motif d’exception, toutes les informations figurant dans les
notes du secrétaire ne peuvent donc pas être automatiquement
soustraites à la publicité. Cet examen doit se faire au cas par cas.

La Commission souhaite rappeler à SELOR l’article 6, § 4 de la loi du 11
avril 1994 qui souscrit au principe de la publicité partielle : les
informations figurant dans un document administratif ne peuvent être
soustraites à la publicité que lorsque celles-ci tombent sous la définition
d’un motif d’exception. Toutes les autres informations contenues dans un
document administratif doivent être divulguées.


Bruxelles, le 3 juin 2013.




   F. SCHRAM                                                    M. BAGUET
   secrétaire                                                    présidente