Date: 13/01/2020

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2020/ADVIES-2020-011.pdf
• Copie locale: advies-2020-011.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

    Afdeling openbaarheid van bestuur




                 13 januari 2020




               ADVIES 2020-11

 met betrekking tot de weigering om toegang te
 verlenen tot een verslag van een bijeenkomst

                 (CTB/2019/160)
                                                                         2

   1. Een overzicht

1.1. Bij e-mail en aangetekende brief van 29 november 2019 vraagt
meester Yves Van Damme, namens X Amusementspelen BVBA aan de
Kansspelcommissie om “zo spoedig mogelijk een kopie over te maken
enerzijds van het verslag dat werd opgemaakt naar aanleiding van de
samenkomst van de beroepsvereniging(en) van 4 juni 2019 waarin werd
gesproken over de toestellen art. 3.3. Kansspelwet en de automatische
kansspelen met verminderde inzet en anderzijds van de opnames die van
deze samenkomst zijn gemaakt”.

1.2. Bij e-mail van 29 november 2019 ontvangt de aanvrager van de
Kansspelcommissie een ontvangstbevestiging.

1.2. Bij e-mail van 17 december 2019 antwoordt de voorzitter van de
Kansspelcommissie dat niet kan worden ingegaan op de aanvraag om
volgende reden: “Het door u gevraagde verslag van de samenkomst van 4
juni 2019 betreft een onvolledig intern document dat tot misvatting
aanleiding zou kunnen geven. Aldus wijzen wij de aanvraag tot inzage van
dit document af op basis van artikel 6, § 3, 1° Wet Openbaarheid van
bestuur. Van de genoemde samenkomst is er geen audio- en/of
videopname gemaakt. Bij deze verwijzen wij u graag naar informatieve
nota nr. 5 betreffende de op de samenkomst van 4 juni 2019 besproken
materie. Deze informatieve nota werd goedgekeurd tijdens de
Commissievergadering van 26 juni 2019.”

1.4. Omdat de aanvrager het niet eens is met dit antwoord, richt hij bij
aangetekende brief van 27 december 2019 een verzoek tot heroverweging
aan de Kansspelcommissie. Hij vraagt diezelfde dag aan de Commissie voor
de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling
openbaarheid van bestuur, hierna de Commissie, een advies.

2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

De Commissie is van oordeel dat het verzoek om advies ontvankelijk is.
De aanvrager heeft immers voldaan aan de vereiste van de gelijktijdigheid
van het verzoek tot heroverweging aan de Kansspelcommissie en van het
verzoek om advies aan de Commissie zoals voorgeschreven door artikel 8,
§ 2 van de wet van 11 april 1994 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur’
(hierna: wet van 11 april 1994).
                                                                          3

3. De gegrondheid van de aanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 huldigen
principieel het recht van toegang tot alle bestuursdocumenten. De toegang
tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd wanneer één of
meer uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen die
zich bevinden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in
concreto en op pertinente wijze kan worden gemotiveerd. Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2). Uitzonderingsgronden moeten steeds beperkend
worden geïnterpreteerd.

De Commissie wijst erop dat het recht van toegang tot
bestuursdocumenten slechts bestaat tot bestaande bestuursdocumenten.
Ook al is in een andere tekst bepaald dat bepaalde bestuursdocumenten,
meer bepaald dat van een vergadering een audio- en/of video-opname
wordt gemaakt, dan kan op grond van de wet van 11 april 1994 niet
afgedwongen worden dat een dergelijk document zou moeten worden
gemaakt als het (nog) niet bestaat.

Wat het verslag van de samenkomst van 4 juni 2019 betreft waarvan de
Kansspelcommissie het bestaan niet betwist, roept zij artikel 6, § 3, 1° van
de wet van 11 april 1994 in om de openbaarmaking ervan te weigeren.
Deze bepaling voorziet dat een federale administratieve overheid de
toegang tot een bestuursdocument kan afwijzen als de aanvraag
betrekking heeft op een onafgewerkt of onvolledig bestuursdocument. De
Commissie heeft in haar advies uit eigen beweging 2018-105 nader
informatie verstrekt over de toepasbaarheid van deze uitzonderingsgrond.
In casu oordeelt de Commissie dat het verslag als afgewerkt of volledig
moet worden beschouwd wanneer het betrokken verslag de organisatie
verlaat of wanneer de personen die betrokken zijn bij het uitwerken van
het verslag van oordeel zijn dat het wat hen betreft afgewerkt is wat,
zonder limitatief te zijn, onder meer kan blijken uit de goedkeuring ervan
tijdens een volgende vergadering of het verstrijken van de termijn
waarbinnen om opmerkingen van de deelnemers werd gevraagd. Aldus,
bijvoorbeeld, heeft de Commissie reeds geoordeeld dat een ontwerp van
verslag kan worden beschouwd als een afgewerkt document wanneer het
                                                                          4

document opgemaakt door een dienst aan een andere dienst wordt
overgedragen en dus de oorspronkelijke dienst verlaat. Het is mogelijk dat
ter voorbereiding van een verslag van een vergadering notities worden
opgemaakt die vervolgens leiden tot een verslag. Die notities kunnen dan
niet worden opgevat als een afgewerkt document. Het feit dat er een zeker
tijdsverloop is gegaan sinds een vergadering bepaalt op zichzelf niet het al
dan niet afgewerkt karakter ervan; zij het met dien verstande wil het recht
op openbaarheid niet inhoudsloos blijven dat een dergelijk verslag niet
onbeperkt “onafgewerkt” kan blijven. Een document kan onvolledig zijn
omdat een bijlage die integraal deel uitmaakt van het document nog niet
werd toegevoegd aan dat document.

Het volstaat evenwel niet om in een concreet geval vast te stellen dat een
document niet afgewerkt of onvolledig is opdat dit een voldoende
grondslag vormt om een vraag om toegang tot dit document af te wijzen.
Een federale administratieve overheid moet daarenboven nog aantonen
dat het onafgewerkt karakter aanleiding tot misvatting kan geven en dit
moet in concreto en behoorlijk worden gemotiveerd. De Commissie stelt
vast dat de motivering van de Kansspelcommisie minstens op dit vlak
tekortschiet. Het feit dat een bestuursdocument aanleiding tot misvatting
kan geven, is op zich zeker geen reden om de toegang af te wijzen, omdat
elk document nu eenmaal aanleiding tot misvatting kan geven. Daarom
heeft de wetgever aan een aanvrager ook de mogelijkheid geboden om
uitleg te vragen en staat niets in de weg dat een administratie bij een
document waarvan ze meent dat het tot misvatting aanleiding kan geven,
te voorzien van een toelichting.
                                                                        5

Tenslotte wenst de Commissie nog erop te wijzen dat de
uitzonderingsgronden in artikel 6, § 3 van de wet van 11 april 1994 zowel
een relatief als een facultatief karakter hebben. Het feit dat deze
uitzonderingsgronden een relatief karakter hebben brengt mee dat de
weigering om toegang te verlenen slechts kan plaatsvinden dan na een
belangafweging tussen enerzijds het algemeen belang dat gediend is met
de openbaarheid en anderzijds het belang waarvan de bescherming wordt
ingeroepen, te dezen om misvatting te vermijden. Dat de uitzondering een
facultatief karakter heeft, houdt in dat er geen verplichting is om de
uitzondering in te roepen en dat in het licht van de principiële
openbaarheid van bestuursdocumenten de afwijzing van de toegang op
één van de in dit artikel vermelde gronden bijzonder moet worden
gemotiveerd.

Brussel, 13 januari 2020.




   F. SCHRAM                                               K. LEUS
   secretaris                                             voorzitster