Date: 04/06/2018

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2018/ADVIES-2018-44.pdf
• Copie locale: advies-2018-44.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                      4 juni 2018




                 ADVIES 2018-44

met betrekking tot het verkrijgen van afschriften van
          bijlagen gevoegd bij een besluit

                     (CTB/2018/41)
                                                                           2

   1. Een overzicht

1.1. Bij e-mail van 13 april 2018 verzoekt de heer X aan de stadssecretaris
van de stad Gent om in toepassing van het decreet van 26 maart 2004
‘betreffende de openbaarheid van bestuur’ om afschrift van de bijlagen
gevoegd bij het besluit nr. 2018_GR_00336 "Definitieve vaststelling van
de namen 'Jozef Schellstraat', 'Marthe Versichelenstraat', 'Bertha De
Vriesestraat', 'Suzanne Tassierstraat' en 'Frieda Saeysstraat' voor de
nieuwe wegenis aan de Bovenschelde, de R4 en de E40 binnen het
project bedrijventerrein Eiland Zwijnaarde en aanbrengen van een
onderschrift op de straatnaamborden - Goedkeuring:
1. Plaatsnaamgevingsplan
2. Affiche (informatief)
3. proces-verbaal (informatief)
4. Geboorteakte Jozef Schell (informatief)
5. Geboorteakte Marthe Versichelen (informatief)
6. Overlijdensakte Marthe Versichelen (informatief)
7. Geboorteakte Bertha De Vriese (informatief)
8. Overlijdensakte Bertha De Vriese (informatief)
9. Geboorteakte Suzanne Tassier (informatief)
10. Overlijdensakte Suzanne Tassier (informatief)
11. Geboorteakte Frieda Saeys (informatief)
12. Overlijdensakte Frieda Saeys (informatief).

1.2. Bij brief van 19 april 2018 oordeelt de secretaris van de stad Gent dat
niet kan worden ingegaan op het afleveren van een kopie van de
geboorteaktes en overlijdensaktes, omdat de toegang ervan wordt
geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 ‘betreffende het
verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het
vreemdelingenregister’. Dit koninklijk besluit bepaalt dat de raadpleging
verboden is aan private personen voor de registers die minder dan 120
jaar geleden werden afgesloten. De akten zijn alle van recente datum,
waardoor deze niet kunnen worden openbaar gemaakt. Voor alle andere
bestuursdocumenten geldt dat er geen uitzonderingsgronden moeten of
kunnen worden ingeroepen, zodat ze openbaar worden gemaakt.

1.3. Bij e-mail van 28 april 2018 dient de aanvrager een beroep in bij de
Vlaamse beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en hergebruik van
overheidsinformatie, afdeling openbaarheid van bestuur.
                                                                           3

1.4. In haar beslissing OVB/2018/121 oordeelt deze beroepsinstantie dat
het verzoek niet-ontvankelijk is, omdat de toegang tot de akten van de
burgerlijke stand tot de federale bevoegdheid is blijven behoren en zij
bijgevolg niet bevoegd is om hierover uitspraak te doen.

1.5. Bij e-mail van 9 mei 2018 verzoekt de aanvrager de stadssecretaris
van de stad Gent om haar beslissing te heroverwegen. In cc. wordt dit
verzoek tot heroverweging ook doorgestuurd aan de Commissie voor de
toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling
openbaarheid van bestuur, hierna Commissie genoemd.

1.6. Bij e-mail van 15 mei 2018 deelt de stad Gent mee dat ze blijft bij het
standpunt dat in de beslissing van 19 april 2018 werd ingenomen. De
weigering van de openbaarmaking van de opgevraagde geboorte- en
overlijdensaktes is gesteund op het koninklijk besluit van 14 juli 1992
‘betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en
uit het vreemdelingenregister’.

1.7. In zijn e-mail van 15 mei 2018 gericht aan de stadssecretaris stelt de
aanvrager dat er niet werd geantwoord op al zijn opmerkingen, namelijk:
1) Wat doet u met “Uit de uitspraak van de beroepsinstantie
CVB/2018/121 dd. 9 mei 2018 eveneens in bijlage blijkt dat u de
verkeerde beroepsinstantie heeft aangeduid in uw e-mail van 24 april
2018 in bijlage, waardoor mijn beroepsschrift als onontvankelijk werd
beschouwd.” Blijft u bij uw standpunt inzake beroepsinstantie er kan er
dus geen verontschuldiging af.
2) “Bovendien vestig ik er uw aandacht op het artikel 5bis van 16 juli
1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters
en uit het vreemdelingenregister. Daaruit blijkt dat de raadpleging door
derden van de registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn
toegelaten is voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke
doeleinden, wat hier het geval is. Daar Berta De Vriese zou geboren zijn
in 1877 had dus minstens haar geboorteakte mij in afschrift kunnen
bezorgd zijn”. Blijft u ook bij uw standpunt dat ook dit document ouder
dan 120 jaar mij niet mag worden bezorgd in afschrift? .

1.8. In reactie op deze e-mail wordt een antwoord gegeven op de beide
gestelde vragen, nl.
                                                                        4

- Wat betreft uw eerste vraag kunnen wij u enkel meedelen dat de
Vlaamse beroepsinstantie hierin weinig consequent is. In het verleden
werden beroepen omtrent burgerlijke stand wel door hen behandeld.
- Wat betreft uw tweede vraag. Artikel 5bis van het kb van 16 juli 1992
betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en
uit het vreemdelingenregister voorziet: raadpleging door derden van de
registers die meer dan 120 jaar geleden afgesloten. Het afsluiten van het
register gebeurt pas bij het overlijden van een persoon. De
overlijdensakte van Bertha De Vriese is minder dan 120 jaar geleden
opgemaakt, waardoor geen van haar aktes kunnen worden vrijgegeven

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie meent dat het verzoek om advies niet-ontvankelijk is.
Artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 ‘betreffende de openbaarheid
van bestuur’ (hierna: de wet van 11 april 1994) vereist dat de aanvrager
gelijktijdig een verzoek tot heroverweging bij de betrokken
administratieve overheidsdienst indient en een verzoek om advies richt
tot de Commissie. De Commissie wordt niet uitdrukkelijk gevraagd om
over deze zaak een advies uit te brengen. Het is immers vaste
adviespraktijk dat het verzoek om advies rechtstreeks aan de Commissie
moet worden gericht. Het volstaat daartoe niet dat een aanvrager zijn
verzoek tot heroverweging aan de Commissie in cc. doorstuurt opdat de
Commissie kan worden geacht door een verzoek om advies te zijn gevat.


Brussel, 4 juni 2018.




   F. SCHRAM                                               K. LEUS
   secretaris                                             voorzitster