Date: 08/10/2018

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2018/ADVIES-2018-107.pdf
• Copie locale: advies-2018-107.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                    8 oktober 2018




                 ADVIES 2018-107

met betrekking tot de toegang tot een detentiedossier

                    (CTB/2018/102)
                                                                               2

   1. Een overzicht

1.1. Bij brief van 13 augustus 2018 vraagt de heer X aan de Directeur-generaal
Penitentiaire Instellingen van de FOD Justitie om kennis te kunnen nemen van
zijn volledige dossier, in de vorm van inzage en fotokopie zoals aanwezig bij de
Dienst Detentiebeheer en van zijn volledige E-dossier zoals aanwezig bij de
Dienst Detentiebeheer.

1.2. Omdat hij geen reactie ontvangt van de FOD Justitie, dient de aanvrager bij
aangetekende brief van 13 september 2018 een verzoek tot heroverweging in bij
de FOD Justitie. Bij aangetekende brief van diezelfde dag vraagt hij ook om een
advies van de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna Commissie
genoemd.

1.3. Bij mail van 25 september 2018 brengt de FOD Justitie haar brief van 14
september 2018 aan de Commissie ter kennis waarin zij opmerkt dat de
aanvrager op 7 februari 2017 al verzocht om inzage en kopie van zijn volledige
DDB-dossier dat hem werd opgestuurd op 21 april 2017. Om die reden werd
aldus geacht dat zijn nieuwe aanvraag louter betrekking heeft op de
documenten uit zijn DDB-dossier die werden opgesteld na 21 april 2017. Van
deze documenten kan hij inzage en kopie bekomen.

1.4. Bij mail van 25 september 2018 vraagt de secretaris aan de FOD Justitie
nadere informatie over het onderscheid tussen DDB-dossier en het elektronisch
DDB-dossier.

1.5. Bij mail van 26 september 2018 antwoordt de FOD Justitie het volgende:
“Het dossier van de DDB (Directie Detentiebeheer van het DG EPI) werd
vroeger hoofdzakelijk in papieren vorm bijgehouden. Sedert de opstart van het
Sidis Suite computerprogramma voor de DDB (september 2016) worden de
documenten (beslissingen, adviezen directie…) elektronisch bijgehouden en
beheerd (het zogenaamde E-dossier waar Dhr. PIETERS het over heeft). Het
DDB-dossier omvat dus zowel de (oudere) documenten die op papier bestaan als
de elektronisch bewaarde documenten in het Sidis Suite-programma. Wat de
documenten van zijn DDB-dossier betreft die dateren van nà 21/4/2017 is het
zo dat deze allemaal elektronisch bewaard worden. In het papieren DDB-
dossier waren geen documenten van na deze datum aanwezig die niet
elektronisch bijgehouden werden.
Volgend op de beslissing van 14/9/2018 werden door de DDB de gevraagde
documenten per mail overgemaakt aan de gevangenis van Leuven Centraal, die
ze aan Dhr. PIETERS zou overmaken.”
                                                                       3

   2. De ontvankelijkheid van de aanvraag

De Commissie is van mening dat de adviesaanvraag ontvankelijk is. De
aanvrager heeft immers tegelijkertijd zijn verzoek tot heroverweging aan
de FOD Justitie en het verzoek om advies aan de Commissie ingediend
zoals de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur
(hierna: wet van 11 april 1994) dit vereist.

3. De gegrondheid van de aanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 huldigen
principieel het recht van toegang tot alle bestuursdocumenten. De
toegang tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd wanneer
één of meer uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden
ingeroepen die zich bevinden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994
en dit inroepen in concreto en op pertinente wijze kan worden
gemotiveerd. Slechts uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd
kunnen worden ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend
geïnterpreteerd moeten worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25
maart 1997, overweging B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004
van 15 september 2004, overweging B.3.2).

De Commissie stelt vast dat de aanvraag gedeeltelijk wordt afgewezen
met als reden dat de aanvrager al een kopie heeft verkregen van zijn
volledig DDB-dossier via een kopie die hem werd opgestuurd op 21 april
2017 ingevolge zijn aanvraag van 7 februari 2017. Toegang zal hem
worden verleend in de vorm van inzage en kopie van zijn DDB-dossier
van de documenten die zijn opgesteld na 21 april 2017.

Gelet op het tijdsverloop sedert 21 april 2017 dient de aanvraag van 13
augustus 2018 te worden beschouwd als een nieuwe aanvraag,
behoudens het behoorlijk motiveren van een door haar te roepen
uitzonderingsgrond, dient de FOD Justitie tegemoet te komen aan de
aanvraag van 13 augustus 2018.

Brussel, 8 oktober 2018.


   F. SCHRAM                                              K. LEUS
   secretaris                                            voorzitster