Date: 16/01/2017

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2017/ADVIES-2017-4.pdf
• Copie locale: advies-2017-4.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                    16 januari 2017




                 ADVIES 2017-4

 met betrekking tot de weigering om een kopie te
verstrekken van een rekruterings- en selectiedossier
              bij de Federale Politie
                    (CTB/2016/136)
                                                                         2

1. Een overzicht

1.1. Bij brief van 28 september 2016 vraagt de heer X om inzage in het
volledige rekruterings- en selectiedossier voor het vergelijkend examen
voor bevordering door overgang naar een hoger kader, sessie 2016-2017
evenals een omstandige motivering over de vastgestelde ongeschiktheid.

1.2. Omdat hij hierop niet meteen reactie ontving herhaalde hij zijn
aanvraag bij brief van 14 oktober 2016.

1.3. Bij brief van 16 november 2016 vroeg de heer X en de heer Peter
Crispyn, zijn raadsman om mededeling in afschrift van het volledige
rekruterings- en selectiedossier over de heer X met betrekking tot het
vergelijkend examen voor bevordering naar een hoger kader, sessie 2016-
2017. Er wordt vermeld dat de heer X een belang vertoont voor deze
documenten omdat ze betrekking hebben op de oordeelsvorming over
hemzelf en zijn capaciteiten in het licht van o.a. de nodige competenties.

1.4. Bij brief zonder datum van de Federale Politie vernam de heer
Crispyn dat elke kandidaat de mogelijkheid krijgt om mondeling een
meer omstandige feedback en uitleg te verkrijgen over de procedure
waarvoor hij niet is geslaagd. Deze mogelijkheid werd vermeld in de
brief van 19 september 2016 waarmee werd medegedeeld dat de heer De
Ryck niet geschikt was voor een bevordering. Daarnaast wordt gesteld
dat het volledige dossier op de dienst kan worden ingezien onder
toezicht. Wel dient hierbij een voorbehoud te worden gemaakt voor die
onderdelen van het dossier die ook betrekking hebben op andere
kandidaten en waarbij de wet over de openbaarheid van bestuur een
uitzondering     voorziet    voor    de    openbaarmaking    van     de
bestuursdocumenten die afbreuk zouden doen aan de persoonlijke
levenssfeer. De heer X zal hiertoe telefonisch worden gecontacteerd om
een afspraak vast te leggen.

1.5. Bij brief van 20 december 2016 dient de heer Crispyn een verzoek
tot heroverweging in bij de Federale Politie. Bij brief van dezelfde dag
vraagt hij de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd, om een advies. De Commissie ontving deze
aanvraag op 23 december 2016
                                                                        3

   2.    De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie is van mening dat de adviesaanvraag ontvankelijk is voor
zover het voorwerp beperkt is tot het verkrijgen van een kopie van het
volledige recruterings- en selectiedossier met betrekking tot het
vergelijkend examen voor bevordering naar een hoger kader van de heer
De Ryck. Het verzoek tot heroverweging aan de Federale Politie en het
verzoek om advies aan de Commissie werden niet tegelijkertijd
ingediend zoals artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 voorschrijft.

   3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot
alle bestuursdocumenten. Dit recht kan worden uitgeoefend door inzage
te nemen, door uitleg te verkrijgen of door een kopie te verkrijgen. In
principe staan deze drie modaliteiten van het recht van toegang op
gelijke voet, tenzij op bepaalde bestuursdocumenten een auteursrecht
rust. Het recht van toegang kan dan ook niet zomaar beperkt worden tot
het louter verlenen van inzage en tot het verstrekken van uitleg.

De toegang tot bestuursdocumenten kan slechts worden geweigerd
wanneer het belang ontbreekt voor de toegang tot een document van
persoonlijke aard en wanneer één of meer uitzonderingsgronden kan of
moet worden ingeroepen die zich bevinden in artikel 6 van de wet van
11 april 1994 en dit inroepen in concreto en op pertinente wijze kan
worden gemotiveerd. Slechts uitzonderingsgronden die bij wet zijn
opgelegd kunnen worden ingeroepen en bovendien geldt dat ze
beperkend geïnterpreteerd moeten worden (Arbitragehof, arrest nr.
17/97 van 25 maart 1997, overweging B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest
nr. 150/2004 van 15 september 2004, overweging B.3.2).

De Commissie wenst er vooreerst op te wijzen dat de aanvrager het
vereiste belang vertoont om toegang te krijgen tot zijn eigen
recruterings- en selectiedossier voor de betrokken bevordering.

De Commissie stelt vast dat de Federale Politie de persoonlijke
levenssfeer van andere kandidaten inroept om de toegang tot bepaalde
informatie te weigeren. Alhoewel de Commissie niet uitsluit dat
dergelijke informatie voorhanden kan zijn, zal dit hoogstens beperkt zijn
                                                                        4

aangezien de aanvraag zich niet uitstrekt tot de recruterings- en
selectiedossiers van de andere kandidaten, maar beperkt is tot die van de
aanvrager. Wanneer dergelijke informatie voorhanden is in de
bestuursdocumenten van de betrokkene, dan moet in concreto in elk
geval worden aangetoond dat de openbaarmaking afbreuk doet aan de
persoonlijke levenssfeer van deze personen. Dit is in dit geval niet
gebeurt. Zelfs wanneer dergelijke informatie aanwezig zou zijn, dan kan
hoogstens die informatie uit de bestuursdocumenten van het betrokken
dossier worden onttrokken aan de openbaarmaking en zeker niet de
andere informatie.

Zelfs wanneer op bepaalde bestuursdocumenten zouden moeten worden
gekwalificeerd als een werk in de zin van het auteursrecht, dan nog moet
de Federale Politie de toestemming voor de openbaarmaking vragen aan
de auteursrechthebbende voor het verlenen van een kopie van deze
documenten. Bovendien lijkt het de Commissie weinig waarschijnlijk dat
veel bestuursdocumenten als dusdanig gekwalificeerd kunnen worden.
In elk geval vormt deze beperking op het recht van toegang via het
verkrijgen van een kopie van een bestuursdocument, geen reden om
kopies van de andere documenten in het recruterings- en selectiedossier
van de betrokkene te weigeren.

Voor zover de Federale Politie geen andere uitzonderingsgronden meent
in te moeten roepen en dit inroepen in concreto motiveert, is behouden
wat hiervoor is gesteld, ze ertoe gehouden de gevraagde documenten in
kopie ter beschikking te stellen van de aanvrager.


Brussel, 16 januari 2017.




   F. SCHRAM                                             M. BAGUET
   secretaris                                            voorzitster