Date: 24/04/2017

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2017/ADVIES-2017-34.pdf
• Copie locale: advies-2017-34.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

     Afdeling openbaarheid van bestuur




                    24 april 2017




                ADVIES 2017-34

met betrekking tot een kopie van documenten met
  betrekking tot de werking van het Algemeen
 Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën
                   (CTB/2017/27)
                                                                             2

   1. Een overzicht

1.1. Bij brief van 29 april 2014 vraagt de heer X aan de toenmalige
voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid om een kopie van volgende
documenten van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de
Provinciën:

     1. De jaarlijkse werkingsbudgetten van de Rijksarchieven in de Provincies
     Departement Vlaanderen voor de jaren 2007‐2014, rekening gehouden
     met het saldo na de schrapping van bepaalde budgetten in juni 2013
     (boeken, tijdschriften, inbinding).
     2. Alle correspondentie (nota’s, brieven en e‐mails) die gevoerd werd
     tussen Maurice Vandermaesen (Diensthoofd RA te Brugge, 2007‐2012) en
     de Algemeen Rijksarchivaris, tussen Maurice Vandermaesen en
     hoofdboekhouder Alex Salaz, tussen de Algemeen Rijksarchivaris en
     ex‐hoofdboekhouder Alex Salaz, speciaal voor het jaar 2011, maanden
     juni, juli, augustus en september. Het Rijksarchief te Brugge had in
     augustus 2011 geen budget meer. Welke remedie werd gegeven?
     3. Alle correspondentie (nota’s, brieven en e‐mails tot en met juni 2013)
     die gevoerd werd tussen de Algemeen Rijksarchivaris en zijn operationele
     directeur Algemene Diensten Eric Dam, tussen operationele directeur
     Algemene Diensten Eric Dam en hoofdboekhoudster Carine Delhovren,
     tussen Algemeen Rijksarchivaris en hoofdboekhoudster Carine
     Delhovren met betrekking tot de budgetsituatie vastgesteld in 2013; idem
     specifiek over een put van € 100000 betreffende de niet in rekening
     gebrachte       anciënniteitsverhoging    van    de      salarissen   van
     projectmedewerkers.
     4. Alle correspondentie (nota’s, brieven en e‐mails) die gevoerd werd
     tussen de Algemeen Rijksarchivaris, zijn operationele directeur Algemene
     Diensten Eric Dam en boekhoudster Carine Delhovren met de POD
     Wetenschapsbeleid aangaande het budget van het Rijksarchief uit de
     maanden oktober‐december 2013.
     5. Een overzicht en een detail van de uitgaven gespendeerd door het
     Rijksarchief aan de nieuwjaarsrecepties 2006‐2014, de personeelsfeesten
     2006‐2014 en de ICA-bijeenkomsten in Brussel anno 2011 en 2013.
     6. Meteen kan ik u ook de nota van 19 december 2013 geschreven door
     Operationeel Directeur Vancoppenolle opvragen die gediend heeft op een
     vergadering van de Directieraad van 20 december 2013 en diende tot het
     nemen van een maatregel ten aanzien van mijn functie binnen de
     instelling.
     7. Een overzicht van de verblijfskosten van mijn vervanger Rombout
     Nijssen uit Hasselt in Brugge: hotel‐, eten‐ en transportkosten, vanaf 2
     januari tot eind april 2014.
                                                                         3

1.3. Bij brief die ontbreekt in het dossier heeft de toenmalige voorzitter
van de POD Wetenschapsbeleid de toegang tot deze documenten
geweigerd. Het is daarbij onduidelijk om welke redenen dit is gebeurd.

1.4. Bij brief van 10 april 2017 dient de heer X een verzoek tot
heroverweging in bij de POD Wetenschapsbeleid, omdat hij het niet
eens is met de weigering. Bij mail van 17 maart 2017, maar aan de
Commissie bezorgd via mail van 10 april 2017, dient hij ook een verzoek
om advies in bij de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd.

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie is van mening dat de adviesaanvraag aan de POD
Wetenschapsbeleid en het verzoek tot heroverweging aan de Commissie
tegelijkertijd werden ingediend zoals artikel 8, § 2 van de wet van 11
april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur voorschrijft. Het
verzoek om advies is bijgevolg ontvankelijk.

De Commissie stelt evenwel vast dat de beide verzoeken evenwel niet
langer betrekking hebben op het onder punt 6 vermelde nota zodat het
administratief beroep niet langer op dit bestuursdocument betrekking
heeft.

3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot
alle bestuursdocumenten. De toegang tot bestuursdocumenten kan
slechts worden geweigerd wanneer het belang ontbreekt voor de toegang
tot een document van persoonlijke aard en wanneer één of meer
uitzonderingsgronden kunnen of moeten worden ingeroepen die zich
bevinden in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in
concreto en op pertinente wijze kan worden gemotiveerd. Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2).
                                                                       4

Opdat het voorgaande evenwel van toepassing is, is in de eerste plaats
vereist dat de gevraagde bestuursdocumenten bestaan. Loutere
informatievragen en vragen die een verwerking vereisen van informatie
in verschillende bestuursdocumenten tot een nieuw bestuursdocument
vallen hier niet onder. Voor zover de aanvraag dan ook geen betrekking
heeft op bestuursdocumenten in de zin van de wet van 11 april 1994, is
de aanvraag om advies niet gegrond.

Bovendien is vereist dat de instelling waaraan de openbaarmaking wordt
gevraagd over de gevraagde bestuursdocumenten beschikt. De
Commissie heeft twijfels of dit het geval is omdat alle
bestuursdocumenten betrekking hebben op het Algemeen Rijksarchief
en Rijksarchief in de provinciën. Ook al is het Algemeen Rijksarchief en
Rijksarchief in de provinciën een operationele dienst van de POD
Wetenschapsbeleid, toch beschikt ze over een bepaalde mate van
autonomie. Omwille van die autonomie moeten zij dan ook worden
beschouwd als afzonderlijke administratieve overheden en kan de POD
Wetenschapsbeleid volstaan voor wat betreft de bestuursdocumenten die
zij niet in haar bezit heeft de aanvrager door te verwijzen naar het
Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

Voor zover de POD Wetenschapsbeleid zelf wel over bepaalde van de
gevraagde bestuursdocumenten beschikt, is ze ertoe gehouden om in
concreto te motiveren waarom zij de toegang tot bepaalde van de
gevraagde bestuursdocumenten weigert. Is er geen grondslag noch een
concrete motivering voor het inroepen van één of meer
uitzonderingsgronden, dan dient de POD Wetenschapsbeleid de
gevraagde bestuursdocumenten openbaar te maken.

De Commissie wenst de POD Wetenschapsbeleid wel te herinneren aan
het principe van de gedeeltelijke openbaarmaking op grond waarvan de
openbaarmaking enkel kan worden geweigerd voor informatie die onder
een uitzonderingsgrond valt en niet voor andere informatie in een
bestuursdocument.

Brussel, 24 april 2017.


   F. SCHRAM                                            M. BAGUET
   secretaris                                           voorzitster