Date: 1/12/2015

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2015/ADVIES-2015-88.pdf
• Copie locale: advies-2015-88.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                    1 december 2015




                  ADVIES 2015-88

Over de weigering om toegang te verlenen tot documenten
      met betrekking tot een aanbestedingsdossier

                     (CTB/2015/87)
                                                                       2

   1.   Een overzicht

Bij mail van 3 november 2015 vraagt de heer Christophe Meeussen aan
een medewerker van de minister bevoegd voor Mobiliteit om met
betrekking tot de toewijzing van een opdracht aan het kantoor Clifford
Chance een kopie te ontvangen van:
    -    een mogelijk document met daarin de motivering waarom er
       werd gewerkt met een onderhandelingsronde zonder
       bekendmaking;
    -    de eventuele correspondentie naar andere bedrijven voor de
       onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking;
    -    eventuele andere documenten die wijzen op het feit dat er een
       onderhandelingsprocedure      zonder    bekendmaking      heeft
       plaatsgevonden;
    -    de eventuele gunningsbeslissing om samen te werken met het
       kantoor Clifford Chance;
    -    de desbetreffende correspondentie tussen de minister en de
       voorzitter van de FOD Mobiliteit.

Bij mail van 4 november 2015 laat de medewerker van de minister aan de
heer Meeussen weten dat niet kan worden ingegaan op zijn vraag omdat
de opgevraagde zaken terug te vinden zijn in e-mails en hun bijlagen die
intern en vertrouwelijk zijn. Daarnaast is in verschillende documenten
sprake van persoonlijke en financiële gegevens.

Omdat hij het niet eens is met dit standpunt, dient hij bij mail van 4
november 2015 een verzoek tot heroverweging in bij de bevoegde
minister. Bij mail van diezelfde dag vraagt hij de Commissie voor de
toegang tot bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur,
hierna Commissie genoemd, om een advies.

   2. De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie stelt vast dat de adviesaanvraag ontvankelijk is. De
aanvrager heeft immers voldaan aan de verplichting dat het verzoek tot
heroverweging aan bevoegde minister en het verzoek om advies aan de
Commissie tegelijkertijd moeten worden verstuurd zoals bepaald in
artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid
van bestuur. De Commissie wenst evenwel op te merken dat de
adviesaanvraag niet ontvankelijk is voor zover ze betrekking zou hebben
                                                                            3

op milieu-informatie in de zin van de wet van 5 augustus 2006
betreffende de toegang van het publiek tot milieu-informatie, op grond
waarvan een specifieke administratieve beroepsprocedure geldt.

   3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot
alle bestuursdocumenten. De toegang tot bestuursdocumenten kan
slechts worden geweigerd wanneer het belang ontbreekt voor de toegang
tot een document van persoonlijke aard en wanneer één of meer
uitzonderingsgronden kan of moet worden ingeroepen die zich bevinden
in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in concreto en
op     pertinente    wijze    kan     worden      gemotiveerd.   Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2).

De wet van 11 april 1994 is bovendien echter slechts van toepassing op
bestaande documenten voor zover die in het bezit zijn van een federale
administratieve overheid. Documenten uitgaande van het kabinet van de
minister kunnen niet worden beschouwd als bestuursdocumenten.
Wanneer dergelijke documenten evenwel in het bezit zijn van een
federale overheidsdienst moeten deze wel als dusdanig worden
beschouwd en vallen ze onder de toepassing van de wet van 11 april
1994.

In elk geval kan niet als reden voor de weigering om toegang te verlenen
worden ingeroepen dat de gevraagde documenten terug te vinden zijn in
e-mails en hun bijlagen. Ook e-mails en hun bijlagen moeten immers
worden beschouwd als bestuursdocumenten als ze in het bezit zijn van
federale overheidsdiensten. Een bestuursdocument is immers “alle
informatie, in welke vorm ook, waarover een administratieve overheid
beschikt” (art. 1, tweede lid, 2° van de wet van 11 april 1994). Het feit dat
deze e-mails worden geacht intern en vertrouwelijk te zijn, is niet
afdoende om de toegang tot deze documenten te weigeren. Ook niet het
feit dat er in verschillende documenten sprake is van persoonlijke en
financiële gegevens. Deze argumenten zijn immers geen
                                                                          4

uitzonderingsgronden die mogelijk zijn op grond van de wet van 11 april
1994. Bovendien ontbreekt enige concrete motivering. De Commissie
wenst er verder op te wijzen dat wanneer de Minister van oordeel is dat
een of meer uitzonderingsgronden van artikel 6, § 1 van de wet van 11
april 1994 van toepassing is, de weigering slechts mogelijk is dan na het
uitvoeren van een belangenafweging tussen enerzijds het algemeen
belang dat gediend is met de openbaarmaking enerzijds en het door de
wet beschermde belang anderzijds. In elk geval wenst de Commissie erop
te wijzen dat het algemeen belang dat gediend is met de openbaarmaking
zwaar weegt nu duidelijk is dat het verleende contract het voorwerp
uitmaakt van debatten in samenleving en parlement. Persoonsgegevens
worden ook niet zomaar beschermd maar enkel in de mate de
openbaarmaking ervan moet worden beschouwd als een inbreuk op de
persoonlijke levenssfeer (artikel 6, § 2, 1° van de wet van 11 april 1994).
Ook in dit geval is een concrete motivering vereist, wat in casu niet het
geval is.

De Commissie wenst de minister attent op te maken op het feit dat de
wet van 11 april 1994 bepaalt dat de beslissing wordt genomen door een
federale administratieve overheid. Volgens de Raad van State betekent
dit in principe dat de beslissing door de minister dient te worden
genomen, behoudens uitdrukkelijke delegatie.

De Commissie wenst de minister ook te wijzen op het principe van de
gedeeltelijke openbaarmaking op grond waarvan slechts informatie aan
de openbaarmaking kan worden onttrokken die onder een
uitzonderingsgrond valt. Alle andere informatie dient wel degelijk
openbaar te worden gemaakt.

Brussel, 1 december 2015.




   F. SCHRAM                                              M. BAGUET
   secretaris                                             voorzitster