Date: 7/9/2015

• Source: https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/commissions/publicite-de-ladministration/avis/2015/ADVIES-2015-66.pdf
• Copie locale: advies-2015-66.pdf

Commissie voor de toegang tot en het
hergebruik van bestuursdocumenten

      Afdeling openbaarheid van bestuur




                    7 september 2015




                  ADVIES 2015-66

over de weigering om toegang te geven tot de documenten
     opgemaakt in het kader van een visumaanvraag

                     (CTB/2015/64)
                                                                         2

   1. Een overzicht

Bij mail van 2 juli 2015 verzoekt de heer X, die optreedt namens
mevrouw Y, aan de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking (consulaire post Manilla) om uitleg en
mededeling in afschrift met betrekking tot de visumaanvraag van Y
(MANILLA 52345 – DVZ 8001592). Hij wenst de kopie op elektronische
wijze te verkrijgen.

Bij mail van 15 juli 2015 laat de heer Jan Verbeeck, consul te Manila
weten dat de aanvrager als een derde persoon wordt beschouwd, zodat
geen informatie aan hem kan worden verstrekt. Bovendien wijst hij erop
dat de beslissing over de visumaanvraag door de Dienst
Vreemdelingenzaken is genomen.

Bij mail van 3 augustus 2015 vraagt de heer X aan de consul te Manila
opnieuw om een afschrift te verkrijgen van de tweede geweigerde
visumaanvraag van mevrouw Y.

Bij mail van 4 augustus 2015 ontvangt hij van de Belgische ambassade
een ontvangstmelding.

Bij mail van 12 en van 18 augustus 2015 herhaalt de heer X opnieuw zijn
aanvraag. Dit is opnieuw het geval met de mail van 21 augustus 2015.

Bij mail van 25 augustus 2015 dient hij wat hij noemt een verzoek tot
heroverweging in. Tegelijkertijd dient hij een verzoek om advies in bij de
Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van
bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna
Commissie genoemd.

   2.    De ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

De Commissie stelt vast dat de adviesaanvraag ontvankelijk is ook al is
het verzoek tot heroverweging eigenlijk ingediend op 3 augustus 2015 en
er op dat ogenblik geen verzoek om advies aan de Commissie was
gericht. Artikel 8, § 2 van de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur stelt immers geen specifieke eisen aan een
verzoek tot heroverweging, tenzij dat de aanvrager te kennen geeft dat
hij moeilijkheden ondervindt om toegang te krijgen tot de gevraagde
                                                                       3

documenten. De Commissie stelt evenwel vast dat binnen de termijn van
dertig dagen te rekenen vanaf 3 augustus 2015 een nieuw verzoek tot
heroverweging en een nieuw verzoek om advies werden ingediend.
Hiermee is voldaan aan de vereiste van de gelijktijdigheid van het
verzoek tot heroverweging en van het verzoek om advies.

   3. De gegrondheid van de adviesaanvraag

Artikel 32 van de Grondwet en de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur huldigen principieel het recht van toegang tot
alle bestuursdocumenten. De toegang tot bestuursdocumenten kan
slechts worden geweigerd wanneer het belang ontbreekt voor de toegang
tot een document van persoonlijke aard en wanneer één of meer
uitzonderingsgronden kan of moet worden ingeroepen die zich bevinden
in artikel 6 van de wet van 11 april 1994 en dit inroepen in concreto en
op     pertinente    wijze    kan     worden      gemotiveerd.   Slechts
uitzonderingsgronden die bij wet zijn opgelegd kunnen worden
ingeroepen en bovendien geldt dat ze beperkend geïnterpreteerd moeten
worden (Arbitragehof, arrest nr. 17/97 van 25 maart 1997, overweging
B.2.1 en 2.2 en Arbitragehof, arrest nr. 150/2004 van 15 september 2004,
overweging B.3.2).

De FOD Buitenlandse Zaken weigert de aanvrager toegang omdat hij
door haar als een derde moet worden beschouwd. Deze weigering is
terecht wanneer de aanvrager bij deze aanvraag geen machtiging van
mevrouw Y heeft toegevoegd of niet uitdrukkelijk hiernaar heeft
verwezen. Het feit dat er een volmacht eerder werd verstrekt in het
kader van een ander verzoek om toegang dat op een ander document
over een andere procedure betrekking heeft, moet immers niet
automatisch in rekening worden genomen. Voor zover de aanvrager wel
degelijk de machtiging heeft toegevoegd of er uitdrukkelijk naar heeft
verwezen, treedt hij in de plaats van mevrouw Y en kan de toegang om
reden dat hij een derde is niet worden geweigerd. Aangezien de
aanvrager nagelaten heeft de Commissie zijn oorspronkelijke aanvraag te
bezorgen, kan zij niet zelf nagaan wat in concreto het geval is.
                                                                          4

De Commissie wenst er ook op te wijzen dat het feit dat de beslissing
over het weigeren van een visum werd genomen door de Dienst
Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken, geen reden is om
de aanvrager door te verwijzen naar deze dienst. Het is voldoende dat de
FOD Buitenlandse Zaken in het bezit is van het gevraagde
bestuursdocument opdat de aanvrager hierop zijn recht van toegang kan
uitoefenen. Een doorverwijzing naar een andere dienst is volgens de wet
slechts mogelijk wanneer de FOD Buitenlandse Zaken niet het gevraagde
bestuursdocument in haar bezit zou hebben.

De Commissie wenst te benadrukken dat het recht op uitleg over een
bestuursdocument zich beperkt tot het weergeven van de inhoud van
een bestuursdocument in een voor de aanvrager begrijpelijke taal. Het
recht op uitleg sluit dus niet in dat een federale administratieve overheid
zich zou moeten verantwoorden over de inhoud van een
bestuursdocument of bijkomende argumenten zou moeten aanvoeren om
de beslissing over de visumaanvraag te verantwoorden. De Commissie
wenst er bovendien op te wijzen dat een gesprek over vertrouwelijke
informatie via telefoon niet de nodige garanties biedt om de
vertrouwelijkheid van de informatie te verzekeren en de identiteit van
diegene die belt te bevestigen.
                                                                       5

De Commissie wenst te benadrukken dat zelfs wanneer moet worden
aanvaard dat de heer X namens mevrouw Y optreedt, hij slechts het
vereiste belang heeft voor informatie die op haarzelf of rechtstreeks op
haar situatie betrekking heeft en niet op informatie die over andere
personen handelt of niet rechtstreeks op haar situatie heeft. De
Commissie wenst er bovendien op te wijzen dat het beschikken over het
vereiste belang automatisch leidt tot de openbaarmaking van het
gevraagde document. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel
en Ontwikkelingssamenwerking dient nog na te gaan of één of meer
uitzonderingen moeten worden ingeroepen die de openbaarmaking van
bepaalde informatie in de weg staat. Het inroepen ervan moet wel steeds
in concreto en op pertinente wijze worden gemotiveerd. In het bijzonder
denkt de Commissie aan de uitzonderingsgrond vermeld in artikel 6, § 2,
1° van de wet van 11 april 1994 op grond waarvan een administratieve
overheid de openbaarmaking moet weigeren wanneer deze afbreuk doet
aan de persoonlijke levenssfeer van derde personen.


Brussel, 7 september 2015.




   F. SCHRAM                                            M. BAGUET
   secretaris                                           voorzitster